كيفية تجهيز الرواتب قبل يوم الصرف

لا يجب أن يكون يوم الصرف هو يوم اكتشاف مشاكل الرواتب. بل يجب أن يكون اليوم الذي يتم فيه إنهاء مسير تمت مراجعته مسبقاً وتصديره وتقديمه من خلال إجراءات البنك الخاصة بالشركة. يبدأ التحضير بتقويم رواتب واضح يحدد آخر موعد لتغييرات الموظفين، ومواعيد تقديم العمل الإضافي والغياب، وتواريخ المراجعة والاعتماد والدفع. قبل اعتماد المسير، يجب على الموارد البشرية والمالية مراجعة حالة الموظفين، وتواريخ الالتحاق وآخر يوم عمل، ومعلومات البنك، وتغييرات الرواتب، والإجازات، والعمل الإضافي، والقروض، والسلف، والاستقطاعات، وبنود نهاية الخدمة. ويجب أن يكون كل استثناء إما مشمولاً أو مؤجلاً أو موثقاً بوضوح. علاقة ذلك بملف SIF يجب أن يكون ملف SIF الجاهز للبنك نتيجة لعملية رواتب مكتملة، وليس جدولاً ما زال قيد التعديل. يساعد التحضير المبكر على تجنب تأخر صرف الرواتب والتعديلات المستعجلة وغموض مسؤولية الاعتماد. كيف تساعد رواتب توفر رواتب سير عمل للرواتب يشمل المسودة والمراجعة والاعتماد والتصدير وحالة الإرسال للبنك. وبذلك يستطيع الفريق معرفة ما هو معلق وما هو معتمد وما تم تحديده كمرسل للبنك. توصية عملية استخدم تقويم رواتب موحداً بين الموارد البشرية والمالية والإدارة. حتى الشركات الصغيرة تستفيد من إيقاع واضح: جمع التغييرات، مراجعة الاستثناءات، اعتماد المسير، تصدير ملف البنك، وتسجيل حالة الإرسال.